Informeer uw leden of aandeelhouders transparant
Voor de uitnodigingen heeft u een actuele lijst van leden (of aandeelhouders) nodig, gebaseerd op het ledenregister van de vzw (of de aandeelhoudersregisters van de maatschappijen). Actualiseer daarom tijdig het ledenregister (of aandeelhoudersregister) zodat alle leden (of aandeelhouders) bekend zijn en u hen correct kan uitnodigen.
De wettelijke termijn voor de overdragende vzw om haar leden uit te nodigen is één maand voordat de bijzondere algemene vergadering plaatsvindt. We raden echter aan om dit ruim op voorhand te doen. Er moet namelijk voldoende tijd zijn voor de besluitvorming van de publieke leden. U stuurt de uitnodiging ook naar de toezichthouder.
Op de bijzondere algemene vergadering van de overdragende vzw moet ten minste twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en heeft u een bijzondere meerderheid nodig. Verder in het draaiboek leest u meer over de aanwezigheid en meerderheid bij de bijzondere algemene vergadering
Als de overdracht van algemeenheid gepaard gaat met de erkenning van een verkrijgende maatschappij als woonmaatschappij, houd er dan rekening mee dat de (stem)rechten van de aandeelhouders met het oog op de vorming van de woonmaatschappijen aanzienlijk kunnen wijzigen. In het algemeen deel over de woonmaatschappij leest u meer over de (rechten van) aandeelhouders van een SHM die zich omvormt tot woonmaatschappij.